REUNIÕES EFICIENTES

A vida passa rápido demais, para perdermos tempo com aquelas reuniões chatas, desfocadas e maçantes. Um bom método para reuniões corporativas dá resultados mais eficientes!

Como disse Jan Fields – ex-presidente do McDonald’s, em uma entrevista:

“Reuniões fazem com que as pessoas percam o foco no trabalho. Sempre que estão em uma reunião, não estão fazendo aquilo que deveriam fazer.”

Separei aqui, algumas dicas para você ter êxito em suas reuniões:

1 – Objetivo e Pauta

Primeiro tenha um objetivo, a pauta da reunião é criada sempre em cima de um objetivo. Depois, crie a pauta em forma de tópicos, para que possa segui-la.

2 – Convocação

Defina o local e horário para a reunião, e convoque os participantes.
Faça com que todos os participantes, tomem ciência dos assuntos e informações dessa reunião. Surpresas e Suspenses só fazem aumentar e muito o tempo da reunião, e não dá a chance do participante se preparar para debater os assuntos.

3 – Condução

Tenha sempre uma pessoa para conduzir a reunião. Responsável por apresentar os dados, e principalmente conduzir a reunião para que não aja perda de FOCO. Esse condutor deve evitar que os participantes repitam o assunto, ou fiquem de conversas paralelas, tirando o foco da reunião.

4 – Plano de Ação

As reuniões com objetivos previamente definidos, com os participantes cientes do assunto, devem gerar um Plano de Ação, por mais simples que seja. Veja um exemplo:

Objetivo: Definir estratégias comerciais para o próximo mês.

Como todos os participantes já foram informados dos valores de vendas do mês atual, bem como os meses anteriores, não se deve discutir novamente os valores, e sim os “Porquês”. Por que não atingimos a meta? Por que o Market Share foi baixo?

E mediante as respostas, definir um Plano de Ação para atingir o Objetivo traçado para essa reunião, designando sempre os responsáveis pela execução do plano.

5 – Registro

Recomenda-se sempre registrar os assuntos debatidos, em uma Ata de Reunião.

Gostou dessas dicas? Se gostou, imagine então conduzir as informações de uma reunião através de ferramentas práticas e eficientes de B.I. que a AUTOCONT desenvolve sob medida para sua empresa!

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